小微企业做账太难？3招简易方法降低财务难度，老板必看

对于小微企业的经营活动而言, 其核心内容说到底就是两件事: 开源和节流。其中, 开源这一方面受到市场环境影响的程度是比较大的, 而节流这一块领域则是属于自己能够进行掌控的范围范畴内的。

与此同时, 财务环节所存在的浪费现象, 往往成为那最容易被中小微企业忽视掉、同时也是最容易得到改善解决的一个关键部分所在。

这篇文章, 它是从那个财务数字化的角度入手进行的, 来聊了聊关于小微企业这一块的事情, 具体来说就是看看小微企业它可以通过哪些具体的工具以及对于流程进行优化, 最终实现降低成本和提升效率的目标。

小微企业财务环节的隐性成本

许多公司管理者产生了一种错觉, 他们觉得企业并不存在什么财务成本, 其依据仅仅是雇用了单一的会计人员或者委托了代账机构来按月进行账务处理, 然而在实际开展详细计算之后发现, 处于财务这个具体环节之中所隐含的成本实际上远远超越了人们的正常想象。

关于时间成本这一方面: 在每个月的时候, 会计把花在录制凭证、奔跑于银行、核对流水明细、编写财务报表上面的时间段, 折算成为人力成本的话, 其数值并不低。这些时间段如果能够节省下来用以从事经营分析工作、进行客户跟进工作, 所产生的价值是完全不同的。

所谓错误成本, 指的是在采用手工进行记账的方式时, 非常容易产生差错, 比如会计科目选错、金额录入有误以及往来款项对不上号。一旦出现错误, 查找错误所花费的时间比直接重新做一次还要多。更严重的问题是, 因为数据不准确而导致的决策失误, 例如误判了利润水平而盲目地进行备货, 这样会造成更大的损失。

库存成本这个东西, 它其实是对于那些搞贸易的和做零售的小微型公司来说, 是最大的那种看不见的成本。因为库存的数量不对, 就会导致多采购了货物, 把资金都给压住了, 或者是出现缺货的情况, 从而丢失掉客户资源。许多个小公司, 表面上看着是有利润的, 但实际上钱全都堆积在仓库里头了, 并没有拿到手里。

所谓的应收成本, 其实就是指客户这边存在着欠款的情况, 如果长时间不进行催促, 这些款项就有可能转变为坏账, 对于小微企业而言, 现金流状况本身就处于比较紧张的状态之下, 如果有几笔应收款项无法收回, 这种情况很有可能会对其日常运作产生直接的影响。

财务数字化从哪里入手

所谓降本增效, 它不只是一句喊出来的口号那么简单, 而是必须实实在在地落地到每一个具体的操作环节上去。这一点, 我们是结合了自己多年来服务小微企业的实际工作经验之后得出的结论, 我们在这里建议大家可以从以下几个步骤开始着手入手去做。

第一步就是做把账务管理搬到互联网上面上去这一件事儿。

许多小型和微型企业目前仍然在使用Excel或者通过手工方式来记录账目, 这导致数据分散在多个不同的文件之中, 当到了月度进行汇总统计的时候, 会感到格外痛苦与不便。因此,采取使用云端的财务管理工具来替代传统的手工记账方式昆明云政通一网协同, 是既属于基础性步骤又能够产生最显著成效的做法。

对于像精斗云这样面向小微企业的云财务工具来说, 银行流水是可以自动导入的, 发票在可以被识别之后生成凭证, 三大报表也能够自动地产生出来。原先会计需要花费两三天时间的这样的工作量呢, 现在只需要大半天的时间就能够完成了。这一步操作直接省下来的东西就是会计的时间成本。

进行到第二个环节的那个时刻, 大家应当去把进销存管理这部分内容管控起来。

对于从事贸易以及零售行业的小型和微型企业而言, 库存管理是造成资金大量占用的最主要环节。

通过使用进销存工具, 企业能够对每一笔货物的流入和流出情况进行详细记载, 并且让库存数据实现自动化的更新操作, 这样一来, 哪些商品卖得不好成为滞销品,哪些商品很受欢迎算作畅销品云政通财税智能化战略云政通财税公司注销, 这些情况都会被清晰地显现出来, 使得整体状态变得一目了然。

精斗云实现了进销存模块与财务管理模式的深度融合, 针对销售出库单的处理能够自动生成对应的应收账款凭证, 而对于采购入库单的操作, 系统可以自动生成应付凭证, 同时库存成本的结转工作也实现了自动化完成。

通过上述机制, 业务端与财务端均不需要再进行重复的数据输入, 由此确保了整体数据具备完整性以及统一性。

进入第三步,也就是要把报表给实实在在地利用起来。

很多小微企业把报表一出来就扔进抽屉里藏起来云政通政务协同, 根本就不去看一眼。实际上这张报表是经营当中的指南针, 因为像收入的具体结构、成本所占的比例、费用发展的趋势以及应收账款回收需要花费的时间周期这些关键的指标内容全都隐藏在财务报表的里面。

云财务工具把报表做成了手机端能够方便观看的格式, 老板可以随时打开手机设备来直接查看那些核心的关键数据, 无论是哪一个月出现了费用不正常的增长情况, 或者是哪一个客户出现的回款速度变得缓慢的现象, 都能够得到及时发现并且得到及时处理, 这种处理方式比一直到月底的时候才去发现存在的问题要好得多。

我们针对小微企业开展服务, 在实践过程当中也积累了不少宝贵的经验。

广州卓石这家公司, 他们在做金蝶小微业务这块事情上面, 已经坚持了很多年, 从二零一一年开始一直到现在, 他们是连续获得了金蝶给出的多项合作伙伴荣誉的, 这些荣誉里面包括二零二三年度金蝶中国云订阅卓越合作伙伴这个奖, 还有二零二五年金蝶小微卓越贡献伙伴这个称呼也是他们拿到的, 在这些年时间里, 他们服务过了非常多的小微企业客户, 而他们自己最深的一个感受是, 小微企业在进行财务数字化的时候, 是不需要一步就能够做到完全到位的, 所以对于他们来说, 去找对那个好的切入点, 这比做任何其他的事情都要重要得多。

很多时候, 新合作的企业伙伴最初找上门, 完全是为了解答某个具体的麻烦事儿。举一个例子吧, 有的客户觉得每月月底对账实在太过迟缓。还有的说, 仓库里的货物数量和账面数据完全就对不上。再不然就是给税务局递交材料时,系统老是报错出错。

针对这些情况云政通昆明初创企业, 我们的办法是先从他们感觉最痛苦的地方入手。第一步是让他们把云端财务管理工具用起来, 先把手头急迫的难题搞定。等到客户亲眼看到了实际成果, 愿意点头了, 我们再顺理成章地引导他们拓展其他功能。

比如让他们用上库存与销售进货的管理系统, 或者开通支持多套账目同步处理的高级权限。经过这么一步一步的安排, 客户心里会觉得比较踏实, 接受起来也没什么障碍,最后真正落实到位的时候小规模企业简易做账方法 降低财务难度, 底子打得也很结实。

针对小微企业, 这里存在若干条具备实际可操作性的改进建议。

第一种情况, 千万别想着等到自己万事俱备之后再去启用系统。很多老板总以为业务流程必须全部理顺、数据资源必须彻底整理妥当才着手行动, 于是选择了继续等待下去。事实上, 软件系统自身就具备辅助梳理流程的功能, 采取边投入使用便边进行规范调整的做法才是最为切中实际的发展路径。

第二点, 老板自己本身得要具备查看报表的能力, 尽管说并不需要他亲自去录入那些凭证, 但是核心的关键指标他是必须能够看得懂并且会进行调查核实的, 因为数字化的相关工具是给老板提供用来进行决策所依据的材料的, 如果老板不利用这些数据的话, 那么系统就算上了也是等于白费功夫。

从第三个角度来讲, 在选择工具之前务必要认真审视其长期的可扩展能力。千万不可选用那些只能在记账方面发挥作用且容易形成数据孤岛的单一用途工具。

因为一旦在未来的运营过程中需要添加进销存管理功能又或者是需要集成报税辅助程序的时候, 就不得不被迫更换新的系统。正确的做法应该是选择一体化的云端财务平台。这种平台在后续的功能扩展环节能够实现完全无缝的衔接操作。

第四点, 要给团队提供一定的时间去进行适应。因为从完全依靠手工记录账目转变为由线上的各类工具来进行辅助处理, 这不仅会计人员需要经历一个学习和适应的过程, 业务人员同样也需要经历这样一个过程。

所以在这一开始的头一到两个月之内, 大家应该对具体的执行情况进行多一点的监督与关注, 等到那些相关的业务流程能够顺利、顺畅地进行下去之后, 后面工作的开展就会变得相对更加轻松一些。

写在最后

很多小微企业都想降低自己的成本并且提高工作的效率, 但是它们并不是靠降低员工的工资来实现的, 也不是靠牺牲服务质量来达成的, 它们其实是把那些重复进行的劳动自动化了, 也是把那些不太清晰的数据变得透明化了。

财务数字化转型就是朝着这个正确方向迈出的最务实、最实在的一步。只要选对了合适的工具, 让业务流程能够顺利地去跑起来, 那么企业老板就可以从现在这些非常繁琐的日常事务性工作里把自已的身子在抽出来, 从而能够让老板把自己的精力放到那些真正能够为公司赚取财富的业务上去。

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