个人车卖给公司开票怎么操作？私车公用报销避坑指南

前几天有位老板私信问我：

在我们公司, 不存在公车这一情况, 平常去见客户开展业务, 进行项目进程之推进, 抑或是递送相关资料, 基本上皆是我与员工动用自身所拥有的车辆。油费是实际产生的费用, 停车费也是真实发生的, 过往路费同样是实实在在产生的。然而财务方面却表示不可以随意进行报销, 担心在汇算清缴的时候遭致调增。如此这般私车公用的情形, 究竟可不可以计入公司账目里头呢?

想必不少中小企业、刚开始创业的公司都碰到过这样的状况, 一开始的时候绝对没办法立刻去购置公车。做生意需要到处奔波, 客户需要去会面, 老板以及员工驾驶自身的车辆外出处理事务实属平常之处。然而在进行报销之时, 财务那边却表示即便有发票也不准予以报销。

那么私车公用到底能不能报?

所以先说结论：私车公用可以报，但不能随便报。

当企业运用老板或者员工个人的车辆来处置公务时, 对于诸如油费, 过路费, 停车费这类和业务具备直接关联的费用, 只要业务是真实的, 手续是完整的, 票据是合规的, 通常能够依照规定入账并且作税前扣除。

但要注意这几点：

其一, 职员带上几张油票、停车票返回, 财务径直予以报销。既不存在用车申请, 又没有行程记录, 也缺乏业务说明, 经税务查看, 极易被视作个人消费, 此费用无法在税前扣除, 甚且有可能被判定为员工福利或补贴, 还需并入工资缴纳个税。

第二种情况是, 每个月会固定给员工发放车补, 钱数分别比如是每月五百元、八百元、一千元, 不看其实际用车情况如何, 也不存在发票以及记录, 这种情形其实更像是工资薪金类的性质, 并非规范的报销, 对于个税、社保以及公积金而言, 都有可能存在连带的风险。

第三种情况是, 老板自己的车长时间供公司使用, 然而却不存在任何协议, 保险费用、维修费用、保养费用以及油费, 全都计入公司账目。这种情形风险更高, 极易被判定为老板个人消费行为；若金额长时间处于较大状态, 还很有可能被怀疑是变相分红。

那到底怎么处理比较稳？

假设老板或者员工的私人车辆长时间、高频率地被用于公司相关业务, 那么提倡签订一份正规的《车辆租赁协议》。在这份协议当中清晰写明车辆的使用用途、租赁的具体期限、租金的设定标准、费用承担的涵盖范围。因公务而产生的油费、过路费、停车费能够依照规定进行报销；然而保险、车船税、年检、维修保养、折旧这些属于车辆自身的成本, 不建议随意让公司予以承担。

与此同时, 租金既不要再写成0元, 也不要显著低于市场价格。个人把车辆出租至公司这件事, 同样需要依照财产租赁牵涉的相关规定去处理开票事项, 以及个税和印花税等相关问题。

倘若是市内较短距离的外勤情形较多, 那么也能够由公司去制订《私车公用管理办法》, 依据实际的公务行驶里程来予以报销, 就像约定每公里为多少钱那样。不过每一回都得妥善留存用车审批, 保留起止地点, 留下行程截图, 存有里程记录, 拥有业务说明以及公司抬头发票。

要是仅仅是偶尔临时性地使用车辆, 那么便采取单次审批的方式。在用车之前进行申请, 注明时间、路线、事情缘由、预计产生的费用；在用车之后依据行程记录以及合规的发票来进行报销。

老板要记住一句话：

真正符合规定的关键所在, 并非仅仅是把票据粘贴上去便宣告完成, 而是需要去证实这笔资金实实在在是用于公司业务方面所花费的哟。

要是你也碰到了油费过路费不敢随随便便去报销的情况, 且乱报销又担心汇算的时候会被税务进行调增, 同时还不明白到底要不要签订租车协议, 以及哪些费用能够入账, 可以来找我聊一聊。我专门从事中小企业财税合规方面的工作, 能够帮你定制合规的报销方案以及用车协议, 进而规避个税和稽查风险, 要是有疑问, 欢迎前来交谈。

云政通财税专注于云南本土化工商注册、变更注销、代理记账、资质许可、商标注册全覆盖，企业需求一站搞定。详询：13888596642；13888824552江小姐。